Pour créer une cohésion d’équipe et pour nouer des liens avec les salariés et les différents degrés hiérarchiques d’une entreprise, organiser un séminaire est un des outils du management envisageable à part le team building, etc. Ce type d’évènement est souvent organisé en dehors de l’entreprise pour sortir de l’ambiance du travail assez formelle. Pour qu’il soit un succès et afin qu’il puisse devenir mémorable, la préparation est importante. La sélection de la salle de séminaires est un des points à ne pas négliger. Ainsi pour vous aider dans vos recherches, voici quelques conseils.

Choisissez un lieu qui correspond à l’événement

Le choix de la salle de séminaires doit avoir un lien avec les objectifs pour lesquels vous allez organiser un séminaire. Si l’événement à pour objectifs de complimenter les salariés pour le travail qu’ils ont fournis, trouvez une salle qui donnera un effet de surprise. Elle sera plus adaptée à votre attente et elle fera en sorte que l’expérience soit inoubliable pour chacun. Par contre, si c’est pour un événement décontracté, le mieux est de choisir un endroit simple et facile d’accès pour tous. Un lieu en plein air ou un évènement style champêtre sera mieux.

Tenez compte de la dimension de la salle

La dimension de la salle est un point important qu’il ne faut pas négliger. Vous devez alors bien connaitre au préalable le nombre de personnes qui vous allez convier. Cela vous permettra de déterminer la taille du lieu. En effet, les dimensions de la salle par rapport au nombre d’invités pourront avoir des impacts sur l’ambiance générale. Si elle est trop petite, la chaleur pourrait rapidement étouffer les participants et les rendre tendus ou déconcentrés. Si elle est trop grande, les échos seront gênants.

Définissez les équipements nécessaires

Pour que tout se déroule à la perfection, il est essentiel que la salle dispose des équipements nécessaires. Parmi les éléments les plus indispensables, il y a la connexion internet, le tableau pour écrire, les tables et les chaises ainsi qu’un vidéoprojecteur et des micros. Dans le cas où la salle de séminaires n’est pas disponible avec ces équipements, il faut alors penser à la location. Il faut aussi penser à vérifier que la salle de séminaires dispose d’un chauffage ou d’un climatiseur pour garantir le confort thermique de l’endroit.

Pensez à la localisation de la salle

Quelle que soit la durée du séminaire, l’idéal est de toujours prévoir le déplacement des participants. Plus c’est loin de leurs lieux d’habitation ou des moyens de transport, moins ils seront motivés. De plus, si l’évènement dure plusieurs jours, il faut veiller à ce que la salle de séminaires ne soit pas trop éloignée du centre-ville ou bien du lieu de travail. Si vous aviez les moyens, vous pouvez prévoir des transports pour tout le monde. Cela motivera encore plus les participants.

Tenez-vous informer de la prestation et de l’agencement de la salle

L’aménagement de la salle doit être défini selon les programmes et les activités prévues pendant l’événement. Mais il est préférable de choisir un lieu modulable doté d’une aire de détente pour les pauses.

Il est aussi important de se tenir informer des prestations que le lieu puisse offrir. Comme le kit de conférence composé des différentes fournitures de bureau (blocs-notes et stylos) et de bouteilles d’eau. Cela permettra à vos convives de faire un voyage léger car ils ne seront pas obliger d’amener ces choses. Il est aussi judicieux de favoriser les endroits qui proposent des services de restauration.

Ce que l’on ne doit pas oublier

Pendant vos recherches, il est nécessaire de ne pas trop s’éloigner du budget. Vous devez le respecter pour ne pas avoir à combler des manques. En outre, il est important de penser à faire toutes vos réservations bien avant la date prévue pour le séminaire que ce soit pour la salle de séminaires ou autres (équipements, restauration, sonorisation, animation, etc.).